How to deal with cybersecurity concerns?

It is simply impossible to escape it: we are facing a new digital world. Developments in recent years have clearly demonstrated the need to retain awareness of this changing world and its consequences. The arrival of digitalization has opened our eyes and minds, due to the ease of data gathering and its colossal distribution throughout our digital world. Are we able to keep track of all digital developments, or do they pass us by?

At the same time, digitalization became a threat to the protection of sensitive information and made our society vulnerable in many ways. Digitalization runs the risk of cybercrime, where every business could become a victim of a data breach for example. Many incidents have occurred around the world, many with major consequences for businesses and customers. Online data contains a large amount of privacy sensitive information, where data breach involves massive risk factors. Consequently, attention for cybersecurity can provide a serious and significant contribution to your business by avoiding potential risks.

Despite this, due to unforeseen circumstances, your business may be vulnerable and at risk of being hacked for example. Personal and privacy sensitive data are in many cases compromised as a result of incidents. In crises like this, it is extremely important to act fast and efficiently. Crisis communication is more than ‘just an option’. In terms of an effective crisis communication strategy for managing crises, communication is fundamental to maintain your business’s reputation.

Does a standard solution exist?

Either way, it would be desirable to prevent cyber attacks by guaranteeing strong protection for your business. Effective cybersecurity allows you to be well-protected against cyberattacks and threats of the digital world. It is unnecessary to emphasize that protection is not always sufficient. However, the crucial point is being aware that a lack of a strong crisis communication strategy is potentially ruinous.
To answer the above question, whether you prefer to hear it or not, a standard solution does not exist for every crisis. The extent and significance of a crisis are hard to predict, which makes it impossible to implement a crisis communication strategy generically.

Obviously, certain elements are indispensable in crisis communication and its strategy. Crisis communication hardly differs from other forms of communication, except that it has to be carried out at high speed and with extreme precision. For exactly this reason, preparedness is most essential to be ready before, during, and after the crisis. In other words, good preparation is essential and therefore the main line of crisis communication.

The key to crisis communication

In terms of cybersecurity, the prevention of cyberattacks sustains the desired situation. However, avoidance of crises is not continuously imaginable, which is simultaneously an important reason to prepare for potential major future risks for your business. So, the first key to crisis communication is being well-prepared by having a strong crisis communication strategy. This is indispensable, especially while speaking of rescuing your business and its reputation.
However, crises are characterized as unidirectional, as there is no possibility to return. This creates a huge risk of losing control over the situation, which is obviously disastrous for your business. Once happened, it is essential to retake control over the situation to preserve your company’s reputation and reduce negative affect. During crises, therefore, efficient and strong communication is significant, just as much to act quickly and decisively. Although certain strategies are known, customization of a respectable strategy is essential.
The next key to crisis communication is (re)acting, where clear and efficient communication into the outside world is crucial. Acting quickly with extreme precision is required to contain the situation and retake control. The final key to crisis communication is to repair the situation, where consequences can be minimalized due to the extent of good preparation.

This article aims to raise your awareness about the first and most important key of crisis communication: preparation. On the other hand, it is also important to be conscious of the potential risks and major consequents of cybercrime. Due to the really fast developments, it is recommended to reflect on all digital developments of this time. It is valuable to be aware that the main line of crisis communication is to be properly prepared, where the communication structures and commitments are specified and determined. Therefore, good preparation includes identifying current issues and monitoring potential crises. In other words, being prepared through having a communication strategy ready, contributes to preventing crises and therefore to keep them under control. We can support your company as a strategic partner and developer for crisis communication plans, training programs, and media preparedness. Our members use their expertise to help clients get ahead. Want to know more about this topic or our expertise? Please do not hesitate to contact our members, who are more than willing to share their experiences.

The author Sandra Woudsma is working as a consultant at the Dutch CCNE partner Van Hulzen Communicatie.

Armut, Klimawandel, demografischer Wandel – das Coronavirus reiht sich in eine Gruppe weltweiter Probleme ein, die als „Wicked Problems“ bezeichnet haben. Was es mit dem Phänomen des tückischen Problems auf sich hat, wie die Gesellschaft darauf reagiert und was wir eigentlich tun sollten, betrachtet unser belgischer Partner PM • Risk Crisis Change in seinem aktuellen Blogbeitrag (auf Englisch und Holländisch verfügbar).

Filmende Kamerateams vor der Firmenzentrale, Medienanfragen en masse und Mitarbeiter mit hohem Informationsbedürfnis – wenn neuartige Viren wie der Coronavirus grassieren und dazu Bilder einer menschenleeren chinesischen Millionenstadt in den Hauptnachrichten gezeigt werden, dann steigt der Herzschlag in international operierenden Firmen und den Krisenstäben. Denn Epidemien wie SARS oder der Coronavirus können betriebliche Abläufe komplett durcheinanderbringen. Sie können bis zu zeitweisen Standortschließungen wie in dem Fall des oberbayrischen Automobilzulieferers führen. Vor diesem Hintergrund stellen sich im Krisenmanagement viele Fragen, darunter die folgenden:

• Wie funktioniert eigentlich die Zusammenarbeit mit Gesundheitsbehörden? Wer spricht wann mit wem? Und- wer treibt wen?
• Was machen wir, wenn der Virus in direkter Verbindung zur Firma steht?
• Welche Handlungsoption wähle ich: Ausschließlich das umsetzen, was in Absprache mit den Behörden vorgesehen ist? Oder geht man darüber hinaus und ergreift zusätzliche Maßnahmen, die in der Außenwirkung Pluspunkte bringen?
• Wie nimmt man besorgte Mitarbeiter am besten mit?
• Und wie geht man operativ mit dem erfahrungsgemäß springflutartigen Medieninteresse um?
• Was bedeuten Pandemien eigentlich für die Kundenbeziehungen?
• Und was wäre, wenn der Krisenstab in Quarantäne geschickt werden würde?

Krisenprävention ist die halbe Miete

Bekanntermaßen gilt in der Krisenkommunikation: Krisenprävention ist die halbe Miete. Aber sind Unternehmen tatsächlich vorbereitet auf Krisensituationen, die mit Epidemien in Verbindung stehen? Vermutlich eher nicht, denn Ereignisse wie der Coronavirus haben Seltenheitswert. Geübter sind in der Krisenkommunikation eher Krisen wie klassische Produktrückrufe, schwere Betriebsunfälle oder ökonomische Problematiken, die mit Werkschließungen oder einem Arbeitsplatzabbau einhergehen.

Nichtsdestotrotz gelten auch bei Pandemien einfache Spielregeln, die sich über eine kluge Krisenprävention abbilden lassen:

1. Sortierung machen: Was bedeutet ein festgestellter Virus im Betrieb? Sprich: Wer ist betroffen, wer ist Beteiligter im Krisenfall?
2. Verantwortung: Wer ist für die Kommunikation mit welcher Zielgruppe verantwortlich? Sprich: Wer kommuniziert mit Mitarbeitern, Behörden, Medien, Kunden, Lieferanten und Dritten, auf welche Weise und in welcher Frequenz?
3. Monitoring: Wie erfahren wir unmittelbar, wer sich wie zu der Krise äußert und vor allem in welcher Tonalität? Wie fangen wir Fehlmeldungen wieder ein? Abhilfe schaffen hier Online-Monitoring-Tools.

Wenn in einem Krisenfall, der durch ein kritisches Virus ausgelöst wird, die Gesundheitsbehörden involviert sind, behält ein Unternehmen nicht unbedingt die Kommunikationshoheit. Aus diesem Grund sollten Firmen frühzeitig mit den Behörden solche Fälle durchspielen. Die aktuelle Berichterstattung über den Coronavirus hat vielen Kommunikationsverantwortlichen vor Augen geführt, das Gesundheitsrisiken für Mitarbeiter ein ganz eigenes Krisenthema darstellen. Sich auf dieses Krisenszenario einzustellen, bedeutet im tatsächlichen Krisenfall mehr Zeit für die Krisenkommunikation zur Verfügung zu haben. Im Zeitalter globaler Warenströme und einer immer stärkeren Vernetzung der Wirtschaft werden Krisen wie das Coronavirus oder SARS wiederkehren. Aus diesem Grund hilft eine kluge Krisenprävention einen möglichen Reputationsschaden zu begrenzen, dem Krisenstab die Sicherheit zu geben gut vorbereitet zu sein und im tatsächlichen Krisenfall den ein oder anderen Lapsus zu vermeiden helfen.